Fackavdelningens vårmöte genomförs i mars-april – coronarestriktioner ska följas

Fackavdelningens vårmöte bör hållas mellan 1 mars och 30 april. Mötesarrangemangen ska göras så att det regionala koronaläget tas i beaktande.

Vårmötet bör sammankallas minst två veckor före mötet i enlighet med fackavdelningens stadgar (§ 5 punkt 2) och på det sätt som höstmötet har beslutat. För vårmötets förberedelser ansvarar den vid höstmötet 2020 valda styrelsen.

Vid fackavdelningens vårmöte behandlas ärenden i enlighet med fackav­delningens stadgar § 5: verksamhetsberättelsen för år 2020, bokslutet och revisionsberättelsen samt tas beslut om beviljandet av ansvarsfrihet för styrelsen. Det är också vid vårmötet som det enligt stadgarna fattas beslut om fack­avdelningen håller ett kandidatnomineringsmöte före höstmötet.

Anordnande av fackavdelningens möten under coronatiden

Beroende på vilken epidemifas som råder i regionen kan det förekomma  skillnader i de begränsningar och rekommendationer som gäller sammankomster. Fackavdelningens styrelse bör bekanta sig med myndig­heternas beslut i regionen och beakta, att begränsningarna kan skärpas även med kort varsel.

Det klokaste vore att hålla vårmötet som ett distansmöte eller hybridmöte.

Hybridmötet innebär att det antal personer som tillåts av begränsningarna samlas på en plats och att andra deltar via nätet.

Finlands riksdag har stiftat en lag genom vilken undantag kan göras från bestämmelserna i föreningslagen och föreningens stadgar till följande delar. Lagen är i kraft till 30.6.2021.

Med avvikelse från stadgarna kan man med fackavdelningsstyre/-sens beslut godkänna användande av fullmakt vid vårmötet. Det betyder att en medlem kan ha fullmakt av flera medlemmar. Hen har då tillgång till röstetalet för alla medlemmar som utfärdat fullmakten, dock högst en tiondel av det sammanlagda röstetalet för de medlemmar som är före­trädda vid mötet.

Med avvikelse från stadgarna kan man med fackavdelningens beslut tillåta deltagande i möten per post eller genom dataförbindelse, även om det inte godkänts i omröstnings- och valordningen. I fackavdelningens stadgar (§ 5 punkt 4) står det att det är möjligt att delta via dataförbindelse om beslut fattats vid höstmötet (omröstnings- och val­ordningen).

Undantagslagen gör det möjligt att anordna vårmötet via data­förbindelse eller per post, även om höstmötet inte fattat beslut om saken. Bifogat hittar du förbundets anvisningar om genomförande av distansmöte.

Med avvikelse från stadgarna kan fackavdelningsstyre/sen besluta att en förutsättning för deltagande i vårmötet är anmälan. Observera, att om anmälan krävs räknas kallelsetiden (2 veckor) från den sista anmälningsdagen. Tili exempel om vårmötet hålls 30.4.2021 och den sista anmälningsdagen är 23.4.2021 måste möteskallelsen publiceras 9.4.2021.

Bokslutets godkännande

Sammankomstrestriktionerna kan också försvåra styrelsens fysiska möte och därmed även undertecknandet av bokslutet. Bokslutet skall dock god­kännas och undertecknas av fackavdelningens styrelse, varefter det över­lämnas till verksamhetsgranskarna för granskning.

Underskrifterna kan exempelvis skötas på följande sätt: fackavdelningens styrelse håller distansmöte via TEAMS och behandlar ärenden som gäller vårmötet samt bokslutet, varje styrelsemedlem skriver i TEAMS-mötets chat sitt namn och orden ”jag godkänner bokslutet”. Efter det tar ni av chatten ett foto eller en skärmbild som sedan bifogas med bokslutet. Det finns också flera olika elektroniska signaturtjänster på marknaden som till exempel

”Sarake Sign”. Den privata versionen är kostnadsfri, small-versionen kostar 2,90 €/månad.

Revision samt beviljande av ansvarsfrihet

Fackavdelningens räkenskaper avslutas per kalenderår. Efter att styrelsen godkänt det gångna årets räkenskaper överlåts de tili revisorerna senast en månad före vårmötet. Revisorerna återlämnar de granskade räkenskap­erna försedda med sitt utlåtande senast två veckor före vårmötet. (Fackav­delningens stadgar § 6 punkt 3)

Vid fackavdelningens vårmöte beviljas ansvarsfrihet alltid till den styrelse som tagit beslut om ekonomin. Nu handlar det om beslut som styrelsen, som valts för år 2020, fattat.

Räkenskaperna undertecknas alltid av den behöriga och beslutföra styrelsen, alltså styrelsen vald för år 2021.

Fackavdelningens verksamhetsår

Under år 2019 har det till fackavdelningarna sänts en guide med rubriken ”Fackavdelningens verksamhetsår”. I guiden hittar du alla dokumentmallar som behövs vid vårmötet.

Guiden finns också på webben.